Verfahrensdokumentationen für Ihr Unternehmen
Eine Verfahrensdokumentation ist erforderlich, wenn Ihr Unternehmen steuerpflichtig ist, Bilanzen oder Einnahmeüberschussrechnungen erstellen muss und die Prozesse elektronisch abgebildet werden. Zusammengefasst: Diese Dokumentation ist notwendig, sobald Sie verpflichtet sind, die Anforderungen der GoBD zu erfüllen.
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Verfahrensdoku24 hilft Ihnen bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen. Dies beinhaltet nicht nur die Erstellung der Dokumentation, sondern auch eine persönliche und individuelle Beratung zu Ihren Unternehmensprozessen. Dadurch sind Sie nicht nur bestens auf die Betriebsprüfung vorbereitet, sondern können zudem Ihre Unternehmensperformance verbessern
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Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine Dokumentation, in der alle relevanten IT-Prozesse, die mit der Buchhaltung zusammenhängen, in schriftlicher Form dargestellt werden.
Alle Vorgehensweisen, Systeme und Programme in Bezug auf Ihre buchhalterischen Prozesse müssen im Einzelnen dargestellt werden. Sie sollte formal aufbereitet sein mit Übersichten, Grafiken und auch einem Inhaltsverzeichnis. Eine Aneinanderreihung von Informationen ohne weitere Details und Struktur erfüllt die Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation nicht.
Wer benötigt eine Verfahrensdokumentation?
Alle steuerpflichtigen Unternehmen, die Bilanzen oder Einnahmeüberschussrechnungen erstellen müssen und Prozesse EDV-gestützt abbilden.
Mit anderen Worten: Jeder, der verpflichtet ist, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) einzuhalten, muss eine entsprechende Verfahrensdokumentation vorweisen können.
Warum wird eine Verfahrensdokumentation benötigt?
Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) regeln seit 2014 die elektronische Buchführung und Belegerfassung.
Die Regelungen betreffen drei Hauptbereiche:
- Aufbewahrungspflichten für elektronische Unterlagen
- Führung elektronischer Bücher
- Verantwortlichkeiten für die vorgenannten Bereiche
Da zwei der zentralen Punkte der GoBD die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchungen in der Buchhaltung fordert, muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden.
Ein sachverständiger Dritter ist mit Hilfe der Verfahrensdokumentation in der Lage, beispielsweise im Fall einer Betriebsprüfung, innerhalb einer angemessenen Zeit, sich einen Überblick über die vorhandenen Strukturen und Prozesse eines Unternehmens zu bilden.
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