Eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberater spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für eine saubere Buchführung. Lexware Office bietet hierfür ideale Voraussetzungen – aber nur wenn die Zusammenarbeit von Anfang an richtig eingerichtet wird. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die digitale Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater optimal gestalten.
Warum die digitale Zusammenarbeit so wichtig ist
Viele Unternehmer übergeben ihrem Steuerberater noch immer Belege in Papierform oder als unsortierte E-Mail-Anhänge. Das kostet beide Seiten Zeit und erhöht das Fehlerrisiko erheblich.
Mit Lexware Office können Sie:
- Belege digital erfassen und direkt freigeben
- Auswertungen in Echtzeit einsehen
- Den Steuerberater direkt in Ihre Buchhaltung einbinden
- Die Umsatzsteuervoranmeldung gemeinsam vorbereiten
Schritt 1: Steuerberater als Benutzer einladen
Der erste Schritt ist die Einbindung Ihres Steuerberaters als Benutzer in Lexware Office.
So gehen Sie vor:
-
- Melden Sie sich in Lexware Office an
- Gehen Sie zu den Benutzereinstellunge
- Laden Sie Ihren Steuerberater per E-Mail ein
- Vergeben Sie die passenden Zugriffsrechte
- Wichtig: Klären Sie vorab mit Ihrem Steuerberater, welche Zugriffsrechte er benötigt. In der Regel reicht ein Lesezugriff auf alle Buchungen und Belege.
Schritt 2: Zuständigkeiten klar definieren
Eine der häufigsten Fehlerquellen ist die unklare Aufgabenteilung. Wer bucht was? Wer pflegt die Stammdaten? Wer erstellt die Umsatzsteuervoranmeldung?
Typische Aufgabenteilung:
| Aufgabe | Unternehmen | Steuerberater |
|---|---|---|
| Belege erfassen |  |
|
| Ausgangsrechnungen erstellen | |
|
| Buchungen prüfen | |
|
| Jahresabschluss | |
|
| Umsatzsteuervoranmeldung | |
|
| Stammdaten pflegen | |
Legen Sie diese Aufgabenteilung schriftlich fest – am besten in Ihrer Verfahrensdokumentation.
Schritt 3: Belege sauber erfassen und kategorisieren
Damit Ihr Steuerberater effizient arbeiten kann, müssen Belege vollständig und korrekt erfasst sein. Das bedeutet:
- Jeder Beleg muss einen Buchungstext haben
- Der richtige Steuersatz muss zugeordnet sein
- Ausgangsrechnungen müssen alle Pflichtangaben enthalten
- Eingangsrechnungen müssen vollständig archiviert sein
Tipp: Nutzen Sie die Belegerfassung per App – so können Sie Kassenbelege direkt nach dem Kauf fotografieren und in Lexware Office hochladen.
Schritt 4: Regelmäßige Abstimmung einplanen
Auch bei bester digitaler Zusammenarbeit ist eine regelmäßige Abstimmung mit dem Steuerberater wichtig. Planen Sie:
- Monatlich: Kurze Durchsicht der Buchungen und offenen Posten
- Quartalsweise: Besprechung der betriebswirtschaftlichen Auswertung
- Jährlich: Vorbereitung des Jahresabschlusses
Mit Lexware Office können Sie Ihrem Steuerberater jederzeit Echtzeit-Einblick in Ihre Zahlen geben – das spart wertvolle Besprechungszeit.
Schritt 5: GoBD-konforme Archivierung sicherstellen
Die digitale Zusammenarbeit bringt nur dann einen echten Mehrwert, wenn alle Prozesse GoBD-konform sind. Das bedeutet:
- Belege müssen unveränderbar archiviert werden
- Die Archivierung muss nachvollziehbar dokumentiert sein
- Aufbewahrungsfristen müssen eingehalten werden
Lexware Office erfüllt diese Anforderungen – aber nur wenn es korrekt eingerichtet und genutzt wird.
Fazit
Die digitale Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberater über Lexware Office ist eine der effektivsten Maßnahmen zur Prozessoptimierung in der Buchführung. Mit der richtigen Einrichtung, klaren Zuständigkeiten und einer GoBD-konformen Archivierung sparen beide Seiten Zeit und Nerven.
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