Die GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form – sind für viele Unternehmer ein Buch mit sieben Siegeln. Dabei sind die Anforderungen klarer als gedacht. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die 5 häufigsten Verstöße und wie Sie diese von Anfang an vermeiden.
Was sind die GoBD und wen betreffen sie?
Die GoBD gelten für alle buchführungspflichtigen Unternehmen in Deutschland – also für die große Mehrheit aller Betriebe. Sie regeln, wie digitale und analoge Geschäftsdaten erfasst, verarbeitet und archiviert werden müssen. Bei einer Betriebsprüfung prüft das Finanzamt die GoBD-Konformität Ihrer Prozesse. Verstöße können zu Steuernachzahlungen, Bußgeldern oder im schlimmsten Fall zur Verwerfung Ihrer Buchführung führen.
Verstoß 1: Belege werden nicht zeitnah erfasst
Die GoBD schreiben vor, dass Geschäftsvorfälle zeitnah – in der Regel innerhalb von 10 Tagen – erfasst werden müssen. Viele Unternehmen sammeln Belege jedoch wochenlang und geben sie gesammelt ein.
Warum ist das ein Problem? Nachträglich erfasste Belege gelten als nicht GoBD-konform. Das Finanzamt kann die gesamte Buchführung beanstanden.
So vermeiden Sie es: Führen Sie eine tägliche oder wöchentliche Belegerfassung ein. Nutzen Sie digitale Tools wie Lexware Office mit App-Belegerfassung – so können Belege direkt nach Entstehung fotografiert und erfasst werden.
Verstoß 2: Fehlende oder unvollständige Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation ist eine der am häufigsten übersehenen GoBD-Anforderungen. Sie beschreibt, wie Ihr Unternehmen mit steuerlich relevanten Daten umgeht – von der Erfassung bis zur Archivierung.
Warum ist das ein Problem? Ohne Verfahrensdokumentation gilt Ihre Buchführung bei einer Betriebsprüfung als nicht nachvollziehbar. Das Finanzamt kann Schätzungen vornehmen.
So vermeiden Sie es: Erstellen Sie eine Verfahrensdokumentation für alle relevanten Prozesse. Diese muss regelmäßig aktualisiert werden – besonders wenn sich Prozesse oder Software ändern.
Verstoß 3: Digitale Belege werden verändert oder gelöscht
Die GoBD fordern, dass digitale Belege unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Ein klassischer Verstoß: Rechnungen werden als Word- oder Excel-Datei gespeichert und können nachträglich verändert werden.
Warum ist das ein Problem? Veränderbare Dateiformate erfüllen nicht die GoBD-Anforderungen an die Unveränderbarkeit. Das gilt auch für nachträglich gelöschte oder überschriebene Belege.
So vermeiden Sie es: Speichern Sie Belege ausschließlich als PDF oder in einem GoBD-konformen System. Nutzen Sie eine zertifizierte Buchhaltungssoftware, die Belege revisionssicher archiviert.
Verstoß 4: Falsche oder fehlende Aufbewahrungsfristen
Steuerlich relevante Unterlagen müssen in Deutschland 10 Jahre aufbewahrt werden – auch digitale Dokumente. Viele Unternehmer löschen Daten zu früh oder wissen nicht, welche Unterlagen überhaupt aufbewahrungspflichtig sind.
Warum ist das ein Problem? Fehlen Unterlagen bei einer Betriebsprüfung, kann das Finanzamt die Buchführung verwerfen und Steuern schätzen – meist zum Nachteil des Unternehmens.
So vermeiden Sie es: Legen Sie klare Archivierungsregeln fest. Prüfen Sie regelmäßig welche Unterlagen noch aufbewahrt werden müssen und welche sicher gelöscht werden können. Digitale Archivierungssysteme erinnern Sie automatisch an ablaufende Fristen.
Verstoß 5: Keine Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Ausgaben
Besonders bei Einzelunternehmern und Freiberuflern ein häufiges Problem: Private und geschäftliche Ausgaben werden über dasselbe Konto abgewickelt oder nicht sauber getrennt erfasst.
Warum ist das ein Problem? Gemischte Konten erschweren die Buchführung erheblich und führen häufig zu Fehlern bei der Steuerberechnung. Das Finanzamt kann private Ausgaben als verdeckte Entnahmen werten.
So vermeiden Sie es: Führen Sie ein separates Geschäftskonto. Erfassen Sie alle Ausgaben konsequent mit dem richtigen Buchungskonto und Steuersatz in Ihrer Buchhaltungssoftware.
Fazit
Die GoBD sind kein bürokratisches Hindernis – sie sind ein Rahmen für saubere, nachvollziehbare Buchführung. Wer die häufigsten Verstöße kennt und von Anfang an auf GoBD-konforme Prozesse setzt, ist bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite.
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