Lexware Office ist eine der beliebtesten Buchhaltungslösungen für kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland. Doch auch mit einer intuitiven Software schleichen sich immer wieder typische Fehler ein – Fehler, die im schlimmsten Fall zu Problemen bei der Betriebsprüfung führen können. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die 5 häufigsten Fehler und wie Sie diese von Anfang an vermeiden.
Fehler 1: Belege werden nicht zeitnah erfasst
Viele Unternehmer sammeln Belege über Wochen oder Monate und geben sie dann gesammelt ein. Das klingt praktisch – ist aber problematisch.
Warum ist das ein Problem? Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung) schreiben vor, dass Belege zeitnah erfasst werden müssen. „Zeitnah” bedeutet in der Regel innerhalb von 10 Tagen nach Entstehung. Wer Belege stapelt, riskiert bei einer Betriebsprüfung Beanstandungen.
So machen Sie es besser: Erfassen Sie Belege direkt in Lexware Office oder nutzen Sie die Belegerfassung per App. So bleiben Sie immer aktuell und GoBD-konform.
Fehler 2: Falsche Steuerkonten und Steuersätze
Ein klassischer Fehler: Der falsche Mehrwertsteuersatz wird einer Buchung zugeordnet – etwa 19 % statt 7 % für Lebensmittel oder steuerfreie Leistungen.
Warum ist das ein Problem? Falsche Steuersätze führen zu einer fehlerhaften Umsatzsteuervoranmeldung. Das kann Nachzahlungen, Zinsen und im schlimmsten Fall Bußgelder nach sich ziehen.
So machen Sie es besser: Prüfen Sie bei jeder Buchung den korrekten Steuersatz. Nutzen Sie in Lexware Office die vordefinierten Buchungsvorlagen für wiederkehrende Vorgänge – so passieren Fehler seltener.
Fehler 3: Keine regelmäßige Datensicherung
Lexware Office ist eine Cloud-Lösung – aber das bedeutet nicht, dass Sie sich keine Gedanken über Datensicherung machen musst. Viele Nutzer verlassen sich blind auf die Cloud, ohne zu wissen was im Ernstfall passiert.
Warum ist das ein Problem? Technische Fehler, versehentlich gelöschte Daten oder Zugangsprobleme können im schlimmsten Fall zu Datenverlust führen.
So machen Sie es besser: Exportieren Sie regelmäßig – mindestens monatlich – Ihre Daten als Backup. Lexware Office bietet Exportfunktionen für alle relevanten Bereiche. Bewahre die Exporte sicher auf.
Fehler 4: Fehlende oder unvollständige Stammdaten
Kunden und Lieferanten werden schnell angelegt – aber oft unvollständig. Fehlende USt-IdNr., falsche Adressen oder unvollständige Bankverbindungen fallen erst auf, wenn es zu spät ist.
Warum ist das ein Problem? Unvollständige Stammdaten führen zu fehlerhaften Rechnungen, Problemen bei der E-Rechnung und können die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erschweren.
So machen Sie es besser: Legen Sie Stammdaten von Anfang an vollständig an. Pflegen Sie regelmäßig eine Qualitätskontrolle – besonders bevor Sie die E-Rechnungspflicht umsetzen.
Fehler 5: Keine Abstimmung mit dem Steuerberater
Lexware Office bietet eine direkte Schnittstelle zum Steuerberater – aber viele Unternehmer nutzen sie nicht optimal. Entweder werden Daten doppelt gepflegt oder der Steuerberater arbeitet mit veralteten Informationen.
Warum ist das ein Problem? Ohne klare Abstimmung entstehen Fehler, doppelte Arbeit und im schlimmsten Fall unterschiedliche Zahlen auf beiden Seiten.
So machen Sie es besser: Klären Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater, wer was in Lexware Office pflegt. Definieren Sie klare Zuständigkeiten und nutzen Sie die geteilte Datenbasis konsequent.
Fazit
Lexware Office ist ein mächtiges Werkzeug – aber nur wenn es richtig eingesetzt wird. Die gute Nachricht: Alle fünf Fehler lassen sich mit der richtigen Einrichtung und klaren Prozessen von Anfang an vermeiden.
Sind Sie sich unsicher, ob Ihr Lexware Office korrekt eingerichtet ist? Als zertifizierter Lexware Office Coach unterstützt Easyway IT kleine und mittelständische Unternehmen bei der Einrichtung, Optimierung und GoBD-konformen Nutzung von Lexware Office.