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Digitale Signaturen – eine rechtswirksame Möglichkeit, um in Zeiten der Digitalisierung auch diesen Bereich digital zu meistern. Dabei werden die Begrifflichkeiten digitale und elektronische Signatur inhaltlich unterschieden.
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Die digitale Signatur:
- Wird meist als Sammelbegriff verwendet, der alle spezialisierten Formen der elektronischen Unterschriften einschließt.
- Eigentlich aber ein technisch-kryptografisches Verfahren. Der Sender einer digitalen Nachricht/eines digitalen Dokuments fügt eine Verschlüsselung hinzu, namens Signatur.
- Die Signatur verbindet die Nachricht und den privaten Signaturschlüssel des Unterschreibers eindeutig. Darüber kann die Urheberschaft der Nachricht festgestellt werden.
Die elektronische Signatur:
- Dieser Begriff hat juristische Gültigkeit.
- Die einfache elektronische Signatur wird bspw. zur Signatur einer E-Mail eingesetzt. In der Signatur sind Firmenname, Kontaktdaten und der Name des Absenders hinterlegt. Diese Signatur erfüllt somit denselben Zweck wie auch eine händische Unterschrift auf einem Papierdokument.
- Voraussetzung für die rechtliche Gültigkeit ist das Einverständnis aller beteiligter Parteien.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur:
- Diese Signatur wird mit einem einmaligen Signaturschlüssel erstellt, der eindeutig einer bestimmten Person zugewiesen ist. Damit ist eine elektronische Identifizierung gewährleistet.
- Sie wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt, die unser der alleinigen Kontrolle des Unterzeichners verwendet werden können.
- Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist so mit den Daten verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten nicht mehr unerkannt möglich ist.
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES):
- Die Signatur kann die gesetzlich geforderte Schriftform auf Papier auf digitalen Dokumenten ersetzen (§2 Nr. 3 SigG).
- Es handelt sich um eine fortgeschrittene Signatur, die von einer qualifizierte elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und gleichzeitig auf einem Zertifikat für elektronische Signaturen beruht.
- Jeder Anbieter von QES muss bestimmte Anforderungen bezüglich des von ihm betriebenen Rechenzentrums erfüllen und benötigt eine Bescheinigung, dass das Rechenzentrum den rechtlichen Rahmenbedingungen und Sicherheitsanforderungen entspricht.
Der Medienbruch
Wer kennt es nicht. In Zeiten von Homeoffice wird dringend die Unterschrift eines verantwortlichen Kollegen benötigt, um wichtige Unteralgen zu unterzeichnen, damit diese weiterbearbeitet werden können. Die Unterlagen müssen erst dem Kollegen zugesendet werden, von ihm ausgedruckt und unterschrieben werden, damit diese im Anschluss wieder gescannt und versendet werden können. Ganz schön aufwändig. Ein durchgängig digitaler Prozess wäre an dieser Stelle eine große Vereinfachung.
Dabei kann die digitale Unterschrift Abhilfe schaffen, um Prozesse deutlich zu vereinfachen.
Die Rechtssicherheit der digitalen Unterschrift
Seit 2017 ist die Anwendung von elektronischen Signaturen mit folgenden Gesetzestexten für die EU geregelt: zum einen gilt die eID.AS-Verordnung und das Vertrauensdienstgesetz (VDG).
Grundregeln für eine gültige elektronische Signatur:
- Die Unterschrift und die damit übermittelten Daten müssen unverändert beim Empfänger ankommen.
- Die Echtheit und der Weg der Entstehung der Unterschrift müssen jederzeit nachvollziehbar sein.
Die Vorteile der elektronischen Signatur
- Unterschreiben Sie, wo Sie wollen. Bspw.: im Homeoffice, beim Kunden, im Büro
- Unterschreiben Sie auf einem beliebigen Endgerät. Bspw.: im Browser, auf dem Smartphone, dem Tablet oder iPad, einem Unterschriften-Pad.
- Sparen Sie sich Arbeitsschritte und beschleunigen Sie Ihre Prozesse
- Weiterer Schritt in das papierlose Büro
Damit mobiles und damit papierloses Arbeiten auch wirklich reibungslos funktioniert, ist die digitale Signatur ein elementarer Teil.
Was kann mit einer digitalen Unterschrift signiert werden?
- E-Mails
- Verträge
- Dokumente
Machen Sie sich die Digitalisierung und den damit verbundenen elektronischen Datentransfer zu Nutze und setzen Sie die elektronische Signatur bei Ihnen im Unternehmen ein. Wir unterstützten Sie gerne bei der Implementierung der entsprechenden Prozesse. Die Auswahl an Soft- und Hardware für die elektronische Signatur ist groß, auch die Anwendungsgebiete in Ihrem Unternehmen. Wir helfen Ihnen gerne die geeignete Lösung zu finden, um in Zukunft auch diesen Prozess digital bearbeiten zu können. Ganz in ihre bisherige Arbeitsumgebung integriert.
